Al enkele jaren maakt Summa gebruik van KeuzeHub waar de eventmodule onderdeel van is. De module is naadloos geïntegreerd in een persoonlijke en interactieve checklist. Studenten kunnen, eventueel na het invullen van een beroepskeuze- of interessetest, precies zien welke voorlichtingsactiviteiten beschikbaar zijn voor de opleiding die zij overwegen. Registratie voor een activiteit is daarna snel en gemakkelijk gedaan en de student ontvangt geheel geautomatiseerd een persoonlijke uitnodiging met E-ticket waarmee de aanwezigheid geregistreerd kan worden. Om de opkomst zoveel mogelijk te stimuleren ontvangt de leerling automatisch een reminder. In de backoffice heeft Summa gedetailleerd inzicht in elk leerlingprofiel, de interesses, aanmeldingen voor activiteiten en de daadwerkelijke aanwezigheid. Door dit complete studiekeuzeprofiel kan Summa aanstaande studenten op een gerichte en persoonlijke manier ondersteunen en adviseren.

Efficiënter werken

“Wat wij voorheen misten was een systeem om al deze activiteiten goed te organiseren en te registreren. Nu kunnen we alles op één plek beheren,” zegt Naomi Noor van Summa. De overstap naar een geautomatiseerd systeem was een belangrijke stap, voorheen maakten ze gebruik van Excel-bestanden. “Het systeem voorziet in alle behoeften die wij als school hebben. Het is zeker een voordeel dat het specifiek voor het MBO-onderwijs is ontwikkeld. Natuurlijk was het in het begin wennen. Maar inmiddels zijn degenen die ermee moeten werken enorm enthousiast, het is zeer goed geland binnen Summa. We gebruiken het systeem onder andere voor onze open dagen en meeloopdagen maar ook voor andere activiteiten zoals rondleidingen en oudervoorlichtingen. Veel collega’s werken met het systeem, maar niet iedereen heeft dezelfde rechten. Dat werkt heel goed, niet iedereen hoeft bijvoorbeeld toegang te hebben tot alle data.” Naomi gebruikt het zelf voor diverse managementrapportages en analyses. Hierbij benadrukt ze: “Historische data blijft altijd zichtbaar dit maakt het heel handig voor analyses en zorgt ervoor dat ik altijd dingen terug kan zoeken.”

Waardevolle feedback dankzij de enquêtemodule

Een grote meerwaarde van de eventmodule is volgens Naomi de mogelijkheid om direct na een voorlichtingsactiviteit een enquête uit te sturen naar de deelnemers. “We kunnen deze enquêtes automatisch versturen, wat een enorme tijdsbesparing oplevert. We krijgen vaak waardevolle feedback die we direct kunnen gebruiken om onze voorlichtingsactiviteiten te verbeteren. Voorheen was alles vooral gebaseerd op een onderbuikgevoel, maar nu kunnen we echt kijken naar concrete resultaten. De enquêtes zorgen ervoor dat we weten wat wel en niet werkt. Ze helpen ons beter in te spelen op de verwachtingen van onze toekomstige studenten.”

Inzicht in leerlingprofielen

De eventmodule biedt Summa niet alleen meer controle over de voorlichtingsactiviteiten, maar heeft ook gezorgd voor beter inzicht in de leerlingprofielen. “De opkomst is nu veel meetbaarder geworden. We kunnen gerichter mailings uitsturen naar de studenten die zich hebben ingeschreven. Wat ons ook opviel, is hoe goed de ouderdoelgroep presteert. We wisten altijd al dat ouders een grote rol spelen in het voorlichtingstraject, maar nu zien we daadwerkelijk hoe belangrijk ze zijn in de besluitvorming. Dit geeft ons waardevolle inzichten in hoe we hen nog beter kunnen betrekken bij het voorlichtingstraject.”

Optimaliseren van de follow-up

Omdat in het profiel van de student ook de opleidingsvoorkeur wordt geregistreerd, kan Summa op basis van deze verrijkte profieldata gericht communiceren, onder andere door geautomatiseerde follow-ups. Er zijn diverse koppelingen mogelijk met externe systemen. “We kunnen zo gerichter campagnes draaien wat de effectiviteit van onze wervingsinspanningen vergroot. We hebben nu veel beter inzicht in de voortgang van onze voorlichtingscampagnes.”

Bij Summa heeft de eventmodule dus niet alleen gezorgd voor een efficiëntere en beter georganiseerde werkwijze, maar ook voor een groter bereik en gerichtere communicatie met toekomstige studenten. “Het is een ontzettend goed en gebruiksvriendelijk systeem, we maken er optimaal gebruik van.”